Klantverhaal Gemeente Overbetuwe

De gemeente Overbetuwe viert binnenkort haar twintigste verjaardag. Na de samenvoeging van de gemeenten Elst, Heteren en Valburg in 2001 telt deze Gelderse gemeente ruim 48.000 inwoners. Sinds 2016 is Overbetuwe een enthousiaste gebruiker van Pepperflow. Wat betekent het werken met Pepperflow voor hun organisatie? En welke tips hebben ze voor andere overheden die hun P&C-cyclus willen verbeteren? Concerncontroller Wilco Aarns vertelt erover, bijgestaan door Monica Jansen en Willem Peters, beide financieel adviseur en applicatiebeheerder van Pepperflow.

Waarom hebben jullie destijds voor Pepperflow gekozen?
Wilco: ‘In het najaar van 2015 begonnen we met een project om onze P&C-cyclus te professionaliseren. Daarbij was ons voornaamste doel: het verbeteren van de informatievoorziening - zowel voor onze bestuurders als voor onze interne organisatie, met name de budgethouders. Tot dat moment deden we alles op een ouderwetse houtje-touwtjemanier: knippen en plakken in Word en Excel, je kent het wel. Ons credo bij deze professionaliseringsslag was: ‘Sneller, digitaler, simpeler en toegankelijker’. Uiteindelijk kozen we voor Pepperflow omdat dat de meest gebruiksvriendelijke optie bleek te zijn, zeker voor onze niet-financiële collega’s. Want juist die wilden we heel graag meenemen in de P&C-cyclus. De toegankelijke look-and-feel van Pepperflow speelde daarbij een grote rol.’  

 Sinds 2016 werken jullie dus met Pepperflow. Wat is er sindsdien veranderd?
‘Dankzij het systeem van Pepperflow gaan we als organisatie heel anders met informatie om,’ vertelt Willem. ‘Veel slimmer! Een financieel gegeven uit SAP is nu een puzzelstukje dat overal in past. Ook beleids- of voortgangsinformatie hoeft maar één keer in Pepperflow ingevoerd te worden en kan daarna in verschillende documenten worden hergebruikt. Dat scheelt enorm veel werk.’

Wilco gaat verder: ‘In de P&C-documenten nemen we ook de voortgang van onze Uitvoeringsagenda mee: dat is de vertaling van het coalitieprogramma in een groot aantal speerpunten. Met de tool van Pepperflow brengen we die voortgang mooi in beeld. Voor ons is dat een handige manier om onze bestuurders tussentijds te informeren: liggen we nog op koers met het coalitieprogramma? En als ik nu terugkijk, dan heeft het systeem zelf ook een grote verbetering doorgemaakt. Het is enorm gegroeid qua functionaliteit, vooral op het gebied van de financiële toepassingen. Een andere vernieuwing is dat we ook onze taken op het gebied van informatieveiligheid aan Pepperflow hebben toegevoegd.’   

Waarom vinden jullie de integratie van informatieveiligheid met Planning & Control belangrijk?
Wilco: ‘Informatieveiligheid is geen standaard onderdeel van de P&C-cyclus, maar er is wel een sterke link tussen die twee. Je wilt namelijk ‘in control’ zijn. En daarvoor moet je alle risico’s in kaart brengen. Niet alleen financieel, maar ook bijvoorbeeld op het gebied van informatieveiligheid. Als je het zo bekijkt, dan is dat een logisch onderdeel van Planning & Control. Op dit moment zijn we samen met Pepperflow en andere gebruikers bezig om een module voor risicomanagement te ontwikkelen. Daarmee kunnen we alle risico’s die we lopen - plus de eventuele gevolgen - goed in beeld brengen. Zo kunnen we als organisatie nog beter gaan sturen.’ 

Wat is jullie tip voor andere overheden die de overstap naar Pepperflow overwegen?
Willem: ‘Je moet je eigen rol niet onderschatten. Wij hebben ervoor gekozen om veel in eigen beheer te doen. Dat betekent dat je aardig wat tijd kwijt bent met het installeren en onderhouden van de applicatie. Pepperflow levert regelmatig een nieuwe versie op: dan moet je altijd even kijken wat er precies veranderd is. Soms moet je ergens een extra vinkje zetten om de resultaten te krijgen die je wilt. Daar moet je alert op zijn.’  

Wilco: ‘Ook het starten met Pepperflow is niet iets wat je er zomaar even bij doet. Dat vereist een apart project. Je moet er bewust mensen en uren voor vrijmaken. Bovendien is het creëren van draagvlak binnen de organisatie een continu proces. Je moet elkaar blijven meenemen in hoe het werkt. Want er komen steeds nieuwe collega’s bij die met Pepperflow moeten gaan werken. Dat vraagt om een blijvende ondersteuning van je organisatie.’

Tot slot: zijn jullie tevreden over Pepperflow?
‘We werken graag met Pepperflow,’ zegt Monica. ‘We hebben er een mooie kwaliteitsslag mee gemaakt voor onze organisatie. Daarnaast is het contact met de mensen van Pepperflow altijd warm en hartelijk. Het werken met Pepperflow is echt tweerichtingsverkeer: ze denken graag met ons mee en doen hun best om aan onze wensen en eisen te voldoen. Daar zijn we blij om, want dat is niet altijd zo bij softwareleveranciers. Althans, dat is mijn ervaring.’ 

Wilco vult aan: ‘Ja, we zijn tevreden. En tegelijkertijd blijven we kritisch over Pepperflow. Als wij tegen een knelpunt aanlopen, dan kunnen we soms best vervelend voor ze zijn. Gelukkig pakken ze dat bij Pepperflow dat altijd goed op. We werken zij aan zij om het systeem steeds beter te maken.’