De Nederlandse P&C-cyclus en de Vlaamse BBC. Wat zijn de verschillen? En wat kunnen we leren van elkaar?

We spreken ongeveer dezelfde taal, zijn desondanks goede buren en maken graag grappen over elkaar. Daarmee zijn meteen alle gelijkenissen tussen Nederland en België gemaakt. De culturele verschillen vormen vaak de basis van die grappen over elkaar. Maar is er ook een kern van waarheid? Natuurlijk! Bij Pepperflow ervaren we de verschillen en overeenkomsten tot in de wortels van de software, want ook in gemeenteland zijn die verschillen zichtbaar. Van de Planning & Control-cyclus (P&C) in Nederland naar de Beleids- en Beheerscyclus (BBC) in Vlaanderen: hoe verschilt de aanpak van de jaarlijkse financiële en beleidsmatige rapportering? En wat kunnen de landen leren van elkaar? Product Owner Edward Mauritz vertelt vanuit zijn ervaringen en bevindingen. 

Helemaal aan de basis van zowel de BBC en de P&C treffen we een gelijkenis. Meerdere malen per jaar trekken gemeenten en steden alles uit de kast om de beleidsrapporten op te stellen compleet met actuele cijfers en beleidsvoortgang. Tussentijds komen daar nog rapportages bij als de opvolgrapporten in Vlaanderen en tussenrapportages in Nederland. Zowel in Nederland als in Vlaanderen is de verplichting tot periodiek rapporteren wettelijk vastgelegd in resp. de wet BBV  en het decreet Lokaal Bestuur in combinatie met onder meer ministeriële besluiten. In beide landen keren dezelfde vragen elk jaar terug: Wat willen we bereiken? Hoe gaan we dat doen? Wat mag het kosten? Is het gelukt en waarom wel of niet? Welke acties gaan we ondernemen?

De P&C- en BBC-processen zijn omvangrijk en er zijn veel betrokken stakeholders binnen de organisatie die uit een kluwen informatie een degelijke rapportage moeten opstellen. Het mooiste moet daarna eigenlijk nog komen: hoe trekken we de lijn vanuit de begroting of het meerjarenplan door naar de praktijk? Hoe vertalen we de strategie naar concrete taken?

Strak kader vs. ruimte voor eigen inrichting
Het BBC-kader dat het decreet lokale besturen in Vlaanderen creëert is zowel in de aanpak als het resultaat vrij strak gereguleerd. Deze manier van werken is dan ook terug te vinden bij vrijwel elke gemeente in Vlaanderen. Zo is in Vlaanderen een beleidsrapport altijd ter herkennen aan de logische opbouw met een doelenboom bestaande uit vaste componenten: van strategische en beleidsdoelstellingen tot actieplannen, acties en projecten.

In Nederland is er meer ruimte voor een eigen indeling van de beleidsrapporten. Hoewel is voorgeschreven in welke frequentie de P&C-documenten minimaal moeten verschijnen en een overzicht met taakvelden (het equivalent van beleidsitems in Vlaanderen) niet mag ontbreken, ligt de vorm minder vast wat resulteert in grote verschillen tussen de rapportages van gemeenten. Dit is terug te zien in de uitvoering als verschillen in terminologie.

Eén structuur vs. aparte structuren voor financiën en beleid
Ook op financieel niveau zijn er verschillen. Waar in Nederland alle financiële boekingen vooral op een kostenplaats en kostensoort worden genoteerd, wordt in Vlaanderen elke boeking gekoppeld aan een sleutel van beleidsgerelateerde items, zoals actie, operationele doelstelling, algemene rekening, beleidsitem etc. De financiële structuur is dezelfde als de beleidsmatige structuur waardoor inhoud en financiën mooi samenvallen. Door deze integrale benadering, die veel elementen van projectmanagement bevat, is het voor een Vlaamse gemeente heel goed mogelijk beleid én financiën van boven naar beneden af te pellen en kan tot op niveau van acties (maatregelen in NL) zowel de stand van zaken als het bijbehorende financieel overzicht worden bekeken. De gemeenteraad of eventuele toezichthouders worden hiermee beter in staat gesteld te sturen op beleidsinhoud dan wanneer een het financieel overzicht op actieniveau zou ontbreken of een financiële controller eerst aan de slag moet om een verbinding te leggen tussen de financiële en beleidsmatige structuren. De verbinding tussen financiën en beleid stopt in Nederland vaak op het niveau van het programma wat maakt dat alleen op een wat hoger aggregatieniveau dan de maatregelen (equivalent van acties red.) direct te zien is wat de financiële gevolgen van beleid zijn.

PDCA, kwantitatief vs. kwalitatief
Bij Pepperflow vormt de PDCA-cyclus (ook wel bekend als de cirkel van Deming) de basis voor veel werkzaamheden. Door periodiek voortgang te monitoren en bij te sturen krijgen de P&C- en BBC-cyclus een gestructureerd karakter en stijgt de realisatiegraad van de strategische doelen. Voortgang wordt veelal gemonitord door het gebruik van indicatoren. Deze worden in beide landen intensief gebruikt, al wordt er doorgaans anders invulling aan gegeven.

In Nederland zie je dat voortgang voornamelijk op een kwalitatieve manier wordt vastgelegd. Met behulp van een tekstuele toelichting bij doelstellingen of maatregelen wordt de stand van zaken weergegeven. Stoplichtkleuren geven de toelichting op kwaliteit, tijd en geld letterlijk kleur. De Vlaamse besturen doen dit ook, maar kiezen vaker voor dat stapje verder. Kwantitatieve Indicatoren (zoals die in de ‘’gemeente- en stadsmonitor”) worden actief ingezet om het effect van beleid te meten. Wat is het effect van onze acties? Zien we dit effect terug in de indicatoren op de beleidsdoelen? De welbekende cijfers ondersteunen de toelichting op een actie, actieplan of beleidsdoelstelling en bevestigen of wel ontkrachten het verhaal. De integrale benadering van de BBC-structuur werkt drempelverlagend in het werken met kwantitatieve indicatoren.

Aantrekkelijke digitaal platform vs. PDF-boekwerk
Een ander opvallend verschil zijn de publicaties. Bij veel gemeenten in Nederland is het gebruikelijk om de jaarlijkse P&C-documenten op aantrekkelijke wijze te presenteren aan pers, Gemeenteraad en inwoners. Soms via eigen kanalen maar vaak ook via een speciaal daarvoor ontwikkeld online publicatieplatform (zoals de Begrotingsapp van Pepperflow)

Dit maakt het voor elke geïnteresseerde aanzienlijk eenvoudiger om informatie tot zich te nemen en vooral die informatie te bekijken waarnaar men op zoek is. Juist ook het transparanter maken van de doorgaans uitgebreide of ingewikkelde documenten als een begroting helpt de gemeenteraad bij het inzichtelijker maken van beleidsvoortgang, financiën, knelpunten en politieke afwegingen.

Het betrekken van de Raad gaat in Nederland zelfs nog een stap verder. Veel gemeenten organiseren dedicated werksessies met de Raad om de begroting te doorgronden. De nieuwe ontwikkelde Q&A-module van Pepperflow, als ware een schil om de Begrotingsapp met inlogmogelijkheden voor de Raad, maakt het zelfs mogelijk voor raadsleden om technische vragen direct digitaal in te dienen bij ambtenaren via Pepperflow.  

In Vlaanderen is de natuurlijk reflex om hier voorzichtiger mee om te gaan. Dat is begrijpelijk maar tegelijkertijd ook enigszins jammer, zeker gezien de beleidsmatige sturing die de BBC stimuleert. Een digitaal platform leent zich er uitstekend voor om uitgeplozen te worden door externe stakeholders. Met trots presenteerden onlangs de eerste Pepperflow klanten in Vlaanderen hun jaarrekening via de Begrotingsapp. Een opmaat naar meer?

Kansen en verbeteringen
Van strategie naar resultaat op verschillende manieren. Uiteindelijk komt veel toch neer op culturele verschillen. In Nederland ligt de focus gemiddeld gezien meer op het eindrapport en het strategische gedeelte van een doelenboom. Ook zijn gemeenten doorgaans groter dan in Vlaanderen, waar aldus een andere rolverdeling heerst tussen politiek en ambtenaren. In Vlaanderen is de focus op het eindrapport er ook maar ziet men Pepperflow ook als een dagdagelijks werkinstrument (projecten etc.) wat goed aansluit bij de wijze waarop Pepperflow altijd bedoeld was om ingezet te worden. In die zin voelen wij als Nederlandse organisatie ons helemaal thuis in Vlaanderen.

Feit blijft dat zowel de P&C-cyclus als de Beleids- en Beheerscyclus belangrijke processen zijn waar wij bij Pepperflow nog enkele verbeteringen herkennen. Gelukkig gaan in beide landen steeds meer gemeenten op van strategie naar resultaat. En daar dragen wij graag ons steentje aan bij!