Klantverhaal gemeente Delft

Sinds 2024 maakt de gemeente Delft gebruik van de module Planning & Control van Pepperflow. Kim Zwarts, projectleider voor de implementatie van Pepperflow, en Jurriën Westhoek, Hoofd Financiën, delen hun aanpak voor een succesvol implementatietraject en de impact van het werken met Pepperflow.

De keuze voor Pepperflow: gebruikersvriendelijk en in de cloud.

Voorafgaand aan de implementatie heeft de gemeente Delft een marktconsultatie uitgevoerd. Tijdens dit proces werden meerdere partijen uitgenodigd om een demo te geven. "Waarom Pepperflow eruit sprong? Het oogt heel simpel voor gebruikers, heel straight forward. Onze werkwijze wordt ondersteund met flexibele workflows, de structuur is helder en de navigatie spreekt voor zich. Ook het publicatieplatform heeft dezelfde intuïtieve opzet," vertelt Kim. Voor Jurriën speelde een klantreferentie een belangrijke rol: "Iemand in mijn netwerk gaf aan naar tevredenheid met zowel Unit4 ERPx en Pepperflow te werken, dat hielp in de keuze." Daarnaast sluit het werken met een SaaS-applicatie als Pepperflow perfect aan bij de digitale strategie van Delft, die ambieert om het gehele applicatielandschap in de cloud onder te brengen.

Efficiënter werken met een geïntegreerd systeem

Voor de begroting worden in Pepperflow alle tekstuele bijdragen via een workflow uitgevraagd. Elke verantwoordelijk medewerker ontvangt notificaties wanneer hij of zij informatie moet aanleveren. De voortgang van deze workflow is voor iedereen inzichtelijk. Jurriën geeft aan: "De grootste winst die we hebben geboekt, is dat directieleden nu altijd op de hoogte zijn van de voortgang en status van de P&C-producten. Ze kunnen zien hoeveel bijdragen er zijn geleverd, wat ze moeten goedkeuren en het is altijd duidelijk wie welke wijzigingen heeft aangebracht. Dat zorgt voor overzicht en vertrouwen. Naast dat het fijner werkt, levert het ook echt tijdwinst op. Het is nu februari en we zijn al klaar met de jaarrekening."

Kim vult aan: “Het simpel, open en toegankelijk maken van wat er allemaal speelt, dat is een groot voordeel. Maar ook het werken met financiële tabellen is sterk verbeterd: door de koppeling is de data uit het financieel systeem direct terug te vinden in Pepperflow en andersom.”

Een pragmatische en snelle implementatie

De implementatie van Pepperflow vond gelijktijdig plaats met die van Unit4 ERPx. Deze aanpak leverde een efficiëntieslag op. "Als je enigszins affiniteit hebt met software, werkt Pepperflow heel intuïtief." vertelt Kim. "Tijdens de implementatie maakten we inrichtingskeuzes voor de financiële applicatie, terwijl we tegelijkertijd nadachten over hoe het resultaat eruit zou komen te zien in Pepperflow. Dat hielp enorm." Jurriën concludeert: “Het is gewoon supersoepel verlopen.”

Jurriën benadrukt de rol van implementatieconsultant Sarissa: "Ze begreep met twee woorden al wat je bedoelde en kon dat vertalen naar de inrichting van Pepperflow. Ook dacht ze goed mee over het eindproduct: de begroting voor 2025. Sarissa zorgde ervoor dat het raamwerk tijdig klaarstond, zodat we in de zomer direct aan de slag konden met het uitvragen van de teksten."

De implementatie werd in slechts drie maanden afgerond. Kim: "We zijn in maart gestart met de implementatie en in juni draaide het systeem. Vervolgens kregen de mensen tot augustus om de teksten aan te leveren. Doordat je zo snel na de implementatie aan de slag gaat en meteen met een concrete casus werkt, beklijft de informatie uit de trainingen beter."

Adoptie onder de eindgebruikers

Met het oog op de livegang van de begroting 2025 heeft de gemeente Delft, onder begeleiding van de consultants van Pepperflow, eindgebruikerstrainingen gegeven. Kim: "We hebben na de trainingen inloopspreekuren georganiseerd, maar die bleken minder nodig dan wij vooraf dachten, omdat de mensen het al snapten. We hebben weinig vragen gehad. Naast de afdeling financiën waren vooral de beleidsafdelingen enthousiast, want daar worden de meeste teksten geschreven.”

Aanbevelingen voor een succesvolle implementatie

Jurriën: "Voor een soepele implementatie is het belangrijk om vanaf het begin helder te hebben wie verantwoordelijk is voor welke onderwerpen. Wie heeft de beleidsinhoudelijke verantwoordelijkheid en wie zorgt voor de technische uitvoering?" Daarnaast helpt het om het management vroegtijdig te betrekken, geeft Kim aan: "MT-leden moeten het belang van het systeem onderschrijven en dit communiceren naar de medewerkers, wat bijdraagt aan een bredere acceptatie binnen de organisatie. Daarnaast was er vanuit het MT zelf een sterke drive om alle activiteiten, getallen en indicatoren in één centrale omgeving in te kunnen zien."

Jurriën: "Je moet een aantal mensen in de organisatie hebben die de meerwaarde voelen en uitdragen. En het moet niet alleen vanuit de afdeling financiën komen. Daarom betrekken wij nu steeds meer de mensen van bijvoorbeeld strategie en communicatie erbij."

Demo’s voor bredere groepen binnen de organisatie speelden ook een belangrijke rol. Kim geeft aan: "Wij waren heel enthousiast over de gebruikersvriendelijkheid en look and feel, dat wilden we ook voor een grotere groep laten zien. Wij nodigden mensen uit van de afdeling Control, maar ook beleidsadviseurs en afdelingshoofden: zo betrek je aan de ene kant de afdelingshoofden die ermee gaan sturen en aan de andere kant de medewerkers die ermee gaan werken."

Toekomstplannen: verdere integratie en uitbreiding

De gemeente Delft blijft de mogelijkheden van Pepperflow verder uitrollen. Jurriën: "We hebben nog niet alle maatregelen in de huidige begroting zo scherp geformuleerd dat we ze volledig kunnen opvolgen, maar we willen ernaartoe werken om de volledige doelenboom in Pepperflow in te richten. Als we dat hebben gedaan, kunnen we ook de doorvertaling naar de afdelingsplannen maken, waarbij we per afdeling zowel de bestuurlijke als ambtelijke activiteiten gecombineerd kunnen inzien en monitoren.”