Klantverhaal gemeente Doesburg

Sinds 2017 werken de ambtenaren in Doesburg met Pepperflow. En dat heeft de gemeente geen windeieren gelegd: hun ambities op het gebied van de digitalisering van de P&C-cyclus hebben ze zo’n beetje allemaal kunnen verwezenlijken. ‘Met onze integrale voortgangsrapportage kunnen we bijvoorbeeld iedereen realtime over de stand van zaken van onze doelstellingen en budgetten informeren,’ vertelt Hans Visser, controller en bedrijfskundig medewerker. ‘Mede dankzij Pepperflow gaan transparantie en efficiëntie bij ons hand in hand.’

Hoe maakten jullie de P&C-documenten voordat jullie met Pepperflow gingen werken?
'Er werden onder andere Word-documenten rondgestuurd, die medewerkers moesten invullen. Met het nodige knip- en plakwerk stelden we mede vanuit deze documenten uiteindelijk de P&C-documenten samen. Al met al een bewerkelijk en foutengevoelig proces. Dat moest beter kunnen, vonden we. Liefst digitaal.’ 

Hoe kregen jullie de raad warm voor digitalisering?
‘Doesburg is een kleine gemeente: we hebben zo’n 11.000 inwoners. Onze zelfstandigheid is een groot goed. Willen we ook in de toekomst zelfstandig kunnen blijven, dan moeten we onze ambtelijke organisatie en onze bedrijfsvoering goed en toekomstbestendig op orde hebben. Digitalisering is daarbij een belangrijk hulpmiddel. Dat kwartje is op een gegeven moment wel gevallen bij de raad. Vervolgens werden ook de nodige financiële middelen beschikbaar gesteld om de verdere digitalisering vorm te geven.’

 Hoe ziet jullie visie op de digitalisering van de P&C cyclus er in een notendop uit?
‘Ik vergelijk het altijd met een bankrekening. Vroeger kreeg je daar één keer per maand een papieren afschrift van. Tegenwoordig heb je met een app altijd je actuele saldo bij de hand. Precies zo wilden we dat het in onze gemeente ook realiseren: dat we mensen realtime kunnen informeren over de stand van zaken in onze gemeente. Zowel op het gebied van doelen en maatregelen uit het collegeprogramma, als op het gebied van financiën en budgetten.’ 

En hoe werkt dat in de praktijk?
‘We werken met een integrale voortgangsrapportage (IVR), die op elk moment te bekijken is. Niet alleen voor ambtenaren en onze bestuurders, maar ook voor burgers. De gegevens worden elke week bijgewerkt. Financiële informatie haalt de IVR rechtstreeks uit ons financiële systeem. Voor doelen en maatregelen gebruiken we de stoplichtmethode: groen betekent ‘gaat volgens plan’, oranje betekent ‘loopt niet helemaal lekker’ en rood betekent ‘we moeten bijsturen’. Afspraak is dat een medewerker bij een oranje en rode melding een korte toelichting geeft, die ook voor burgers te lezen is. Pepperflow zorgt voor de digitale presentatie en voor het beheer van de workflow.’

‘Het is prettig om met Pepperflow te werken. Het is een gebruiksvriendelijk programma. Ons financiële systeem is meer iets voor specialisten, maar met Pepperflow kan iedereen wel overweg.’ 
- Hans Visser, controller en bedrijfskundig medewerker bij de gemeente Doesburg

Voor jullie organisatie was dit ongetwijfeld een grote omslag. Hoe is dat verlopen?
‘Binnen de ambtelijke organisatie was er veel draagvlak om digitaal te gaan werken. Bij de keuze voor Pepperflow hebben we meteen al veel collega’s betrokken. En de implementatie hebben we projectmatig aangepakt, met een team waarin alle domeinen van onze organisatie vertegenwoordigd waren. De raad en het college hadden wat meer tijd nodig om het digitale werken te omarmen. Zij waren ook minder betrokken in het voortraject. Het is een kwestie van blijven ondersteunen. Zo maken we als tegemoetkoming een PDF van alle P&C-documenten. Maar printen doen we écht niet meer.’

 Hoe ervaar je het werken met de mensen van Pepperflow?
‘Dat gaat prima! Ik heb regelmatig contact met Maarten Bikker, die ons vanaf het begin heeft begeleid. De implementatie is vlot verlopen: binnen 3 maanden was het systeem in de lucht. Ook onze ervaringen met de helpdesk zijn positief. Ze reageren altijd snel en vakkundig op onze vragen.’

 Wat zou je willen zeggen tegen andere gemeenten die Pepperflow overwegen? 
‘Tja, dat zijn eigenlijk allemaal open deuren. Maar ze zijn gewoon echt waar: kies voor een projectmatige aanpak om Pepperflow te implementeren. Zorg voor draagvlak in je organisatie. En realiseer je dat het aan de voorkant een behoorlijke investering vereist. Maar dat verdien je aan de achterkant snel weer terug.’

 Wat heeft het werken met Pepperflow jullie concreet opgeleverd?
‘Ons werkproces is een stuk efficiënter geworden. Dat betekent dus pure tijdwinst, voor iedereen. Daarnaast vinden mijn collega’s het prettig om met Pepperflow te werken. Het is een gebruiksvriendelijk programma. Ze gebruiken Pepperflow zelfs liever dan ons financiële systeem om de stand van zaken van onze budgetten te bekijken. Dat financiële programma is meer iets voor specialisten, en met Pepperflow kan iedereen overweg. Als laatste draagt Pepperflow heel duidelijk bij aan de transparantie van onze organisatie. Als organisatiedoelstelling lijkt dat soms een loze kreet, maar wij brengen het elke dag in de praktijk.’