Klantverhaal gemeente Waalwijk

Ruim twee jaar geleden spraken we al eens met gemeente Waalwijk. Toen hadden ze net hun eerste begroting in Pepperflow opgeleverd, en hun raadsleden kennis laten maken met de begrotingsapp. Hoe staat het nu met de digitalisering in Waalwijk? Welke stappen hebben ze, samen met Pepperflow, gezet? We vragen het aan onze gesprekspartners van toen: Tom Bartels, junior beleidsadviseur Concern & Strategie, en directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening Eric de Laat.

‘In twee jaar tijd hebben we een fikse digitaliseringsslag gemaakt,’ trapt Eric af. ‘Zo hebben we na die eerste begroting ook alle andere Planning en Control-producten in Pepperflow gebracht: de jaarrekening, het voorjaarsbericht en het najaarsbericht. We hebben er daarbij bewust voor gekozen om de begroting meer als sturingsdocument in te zetten, zowel voor de politiek als voor onze eigen organisatie. Dat kan ook, omdat we via Pepperflow veel meer structuur en eenduidigheid in onze P&C-producten aan kunnen brengen: van overkoepelende ambities via hanteerbare doelstellingen naar hele concrete indicatoren en maatregelen.’ 

Ook de begrotingsapp heeft een flinke upgrade gehad, toch?
‘Ja! Er kwam een expliciet verzoek van onze raadsleden naar de mogelijkheid om in de begrotingsapp aantekeningen te maken en vragen te stellen. Dat hebben we samen met Pepperflow opgepakt. Zij hebben met ons een Q&A-module ontwikkeld waarmee raadsleden niet alleen hun vragen en opmerkingen in de app kwijt kunnen, maar ook hun aantekeningen kunnen delen met hun collega’s. Handig, want zo’n begroting is te groot om helemaal in je eentje door te vlooien. Dat moet je verdelen onder een aantal mensen. Die deelfunctie maakt dat een stuk makkelijker.’

Tom vult aan: ‘Daarnaast gebeurt de afhandeling van al die raadsvragen nu ook in Pepperflow, op precies dezelfde manier als we de input voor jaarrekening en begroting uitvragen. Tot vorig jaar verliep het beantwoorden van raadsvragen nog via e-mail: stukjes tekst werden dan geknipt en geplakt van en naar grote Excel-lijsten.’ ‘Totaal niet efficiënt,’ gaat Eric verder. ‘Ik ben echt heel blij dat we daar nu ook van af zijn, want dat was altijd een drama. Het is er allemaal een stuk eenvoudiger op geworden.’ 

Hoe ervaren de raadsleden de vernieuwde begrotingsapp?
Tom: ‘Daar waren we erg benieuwd naar. Daarom hebben we afgelopen zomer een tevredenheidsonderzoek gedaan onder alle raadsleden. De ruime meerderheid was positief over het werken met de nieuwe functionaliteiten in de begrotingsapp. En daar doen we het natuurlijk voor: we maken het raadsleden graag gemakkelijk om de begroting tot zich te nemen. Daarbij is ons eigen werk ook efficiënter geworden.’

‘Kijk, je houdt natuurlijk altijd de eenling die gewend is aan een papieren begroting en daar liever niet van af wil. Of een raadslid dat zijn of haar vragen blijft insturen via e-mail. Daar moet je pragmatisch mee omgaan. Je kunt niet verwachten dat iedereen van de ene op de andere dag overstapt op een nieuwe manier van werken. De een heeft daar nou eenmaal iets langer voor nodig dan de ander.’ 

Hebben jullie nog wensen voor de toekomst?
Tom: ‘Ja, er staat nog wel wat op ons wensenlijstje. We zijn nu bezig met het implementeren van de Pepperflow-tool op het gebied van Informatieveiligheid en Privacy. Nu onze organisatie al zo bekend is met Pepperflow, verwachten we dat we ze makkelijker kunnen betrekken bij een wat abstracter onderwerp als informatieveiligheid. In het tweede kwartaal van dit jaar willen we daar de interne controle aan toevoegen. Een ander punt is de ‘bevriesfunctie’ van Pepperflow: zodra een document uit de P&C-cyclus definitief is vastgesteld, moet het bevroren kunnen worden. Zodat niemand er meer iets aan kan veranderen.’

Hoe waarderen jullie de samenwerking met Pepperflow?
Tom: ‘Onze keuze voor Pepperflow is goede gebleken. De communicatie is open en prettig, en in 3 jaar tijd hebben we samen een hoop stappen gezet. We hadden een aardige lijst met wensen waarvan er inmiddels veel zijn afgevinkt. Daar zijn we blij mee.’

Eric: ‘Vanaf het begin zijn we een partnerschap aangegaan met Pepperflow. Dat werkt heel goed: zij ontwikkelen nieuwe producten of modules samen met ons, op basis van onze wensen en ideeën. Wij weten wat we willen en hoe we het willen hebben, en we zijn ook bereid om de capaciteit te leveren om hun producten in de praktijk te testen en aan te geven wat er beter of anders kan. Dat geeft hun de kans om hun product te verbeteren voordat ze het in de markt zetten voor andere klanten. Ik zie dat echt als een win-win situatie.’

Tom: ‘Ook voor de Q&A-module hebben we weer een aantal gemeenten op bezoek gehad die graag wilden zien hoe dat in de praktijk werkt. Het is mooi dat we op die manier ook onze collega’s kunnen helpen.’