Klantverhaal Provincie Zeeland

Op de binnenplaats van de Abdij van Middelburg lijkt de tijd stil te staan. Maar achter de eeuwenoude muren waarin tegenwoordig het provinciehuis is gevestigd, gaan de ontwikkelingen juist razendsnel. In juni 2019 besloot de provincie Zeeland om Pepperflow te gaan gebruiken voor hun P&C-cyclus. En halverwege september werd de begroting voor 2020 er al mee opgeleverd. Een snelle en rimpelloze implementatie maakte dat mogelijk. Hoe dat allemaal verliep, lichten financieel strateeg Julian Verhage en projectleider Ronald Mijnsbergen graag toe.

Hoe keken jullie van tevoren tegen de implementatie aan?
Julian: ‘Ik vond het best moeilijk om me daar een beeld van te vormen. We hadden referenties opgevraagd bij verschillende collega-overheden, en die vertelden ons uiteenlopende verhalen. Bovendien zaten we laat in het traject: half juni werd de opdracht aan Pepperflow gegund, en half september moest de begroting klaar zijn.’

Ronald vult aan: ‘Dat was ook de opdracht die we aan de mensen van Pepperflow hadden meegegeven. Ze wisten dat we effectief maar 6 weken de tijd hadden, want de zomervakantie viel ook in die periode. Het moest dus echt heel snel gaan.’ Julian: ‘Onze collega’s hielden hun hart vast: zij vonden het allemaal wel heel optimistisch ingeschat.’

Hoe hebben jullie de voorbereiding binnenshuis aangepakt? En wie hebben jullie daar allemaal bij betrokken?
Julian: ‘Pepperflow kwam met een implementatieplan dat rekening hield met de korte doorlooptijd. Dat was onder meer een scherpe planning, plus een lijstje van mensen die we daarvoor nodig hadden. Uiteindelijk bestond ons implementatieteam uit 8 mensen: een projectleider, een ICT’er, drie functioneel beheerders, iemand van financieel beleid, iemand met kennis van het financiële systeem en een communicatiemedewerker. De derde functioneel beheerder kwam iets later aan boord, net als de projectleider.’ 

Dus het implementatieteam werd gaandeweg uitgebreid?
Julian: ‘Ja, want het bleek handig om iemand erbij te hebben die verbindingen kon leggen in de organisatie en die ervoor zorgde dat de voortgang erin bleef. Die projectleider werd Ronald. Het was overigens handig geweest als iedereen er vanaf het begin, dus vanaf de aanbesteding, bij betrokken was geweest. De mensen die hadden meegedraaid met de aanbesteding, wisten wat ze konden verwachten. Collega’s die er later bij kwamen, hadden wat dat betreft een kleine achterstand. Zij zijn nu wel de grootste ambassadeurs van Pepperflow binnen onze organisatie!’

Hoe is de implementatie verlopen?
Julian: ‘We hebben ervoor gekozen om het systeem in stappen te implementeren. De koppeling met ons financiële systeem was de eerste stap. Daar verwachtte ik eerlijk gezegd wel wat problemen mee, maar tot mijn verbazing verliep dat vlekkeloos. Nadat de P&C-structuur door Pepperflow geïmplementeerd was, hebben we de teksten voor de begroting op de oude manier uitgevraagd: via e-mail en Word. En die stukjes informatie hebben we zelf in Pepperflow gezet. Knippen en plakken. Ja, dat moest even. Op die manier konden we de begroting namelijk op tijd klaar hebben voor Provinciale Staten.’

Ronald: ‘Pas daarna is het uitvraagsysteem en de workflow geïmplementeerd, en hebben we de gebruikers getraind hoe ze ermee moeten werken. Een soort verkorte route dus, die in de praktijk heel goed heeft uitgepakt. De begroting zoals die nu in Pepperflow staat, gebruiken we als basis voor het maken van de jaarrekening. Dat is heel eenvoudig, zeker met de workflow en het dashboard dat ons realtime inzicht geeft in de voortgang van de stukken.’

Zijn jullie tevreden over hoe het gegaan is?
Ronald: ‘Ja, we zijn heel tevreden. Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen. Het is allemaal vlotjes en zonder problemen verlopen.’ 

Wat vonden jullie van de begeleiding door Pepperflow?
Julian: ‘De begeleiding door Pepperflow was in één woord perfect. Het implementatieplan was helder en uitvoerbaar. De mensen van Pepperflow zijn hier een paar keer geweest voor overleg, en ook maakten ze gebruik van videocalls om ons nog wat extra dingen uit te leggen. Dat was heel effectief. Daarnaast is Willem Jan een goede en deskundige consultant. Hij luisterde goed naar ons en kon ons goed begeleiden bij het maken van keuzes.’

Hebben jullie tips voor andere organisaties die voor de implementatie staan?
Ronald: ‘Maak voldoende tijd vrij, maak voldoende mensen vrij, maak duidelijke afspraken met elkaar en hou je daaraan. En spreek elkaar er ook op aan als afspraken niet worden nagekomen. Aan onze kant moesten wij ook ons huiswerk doen, anders kon Pepperflow niet verder. Je moet elkaar dus scherp houden.’

‘En vergeet niet om draagvlak te creëren in je organisatie,’ gaat Julian verder. ‘Wij kozen ervoor om dat later in het traject te doen. Pas na de hele implementatie bij Financiën en de oplevering van de begroting hebben we bijeenkomsten georganiseerd om ook de organisatie hierin mee te nemen. Voor ons werkte dat prima. Het is belangrijk om dat te doen voordat medewerkers er inhoudelijk mee aan de slag gaan. Zodat ze weten wat ze moeten doen, en waarom. Alleen zo kan Pepperflow echt een succes worden.’