Klantverhaal Gemeente De Ronde Venen

In 2016 koos De Ronde Venen, een Utrechtse gemeente met 44.000 inwoners, voor Pepperflow om meer grip te krijgen op hun Planning- en Controlcyclus. ‘Met Pepperflow hebben we veel meer inzicht op de workflow waarmee onze P&C-documenten tot stand komen,’ legt Dirkolien Doelman uit. Ze is controller en functioneel beheerder van Pepperflow bij De Ronde Venen. ‘Bovendien zijn onze medewerkers nu veel meer betrokken bij het samenstellen van de begroting en de rapportages. Ze leveren sneller en makkelijker hun informatie aan. Dat werkt zoveel prettiger!’

Wat was de situatie voordat jullie met Pepperflow werkten?
‘We werkten met losse documenten in Word en Excel. De Word-documenten stonden op een centrale schijf en daar kon iedereen bij. Op gezette tijden stuurden we een mailtje de organisatie in met de vraag of iedereen zijn onderdeel wilde aanpassen. Dat werkte niet goed. Er werden documenten overschreven, er raakten dingen kwijt die niet meer hersteld konden worden. En omdat gebruik werd gemaakt van verschillende opmaakstijlen, kostte het veel tijd om er één consistent geheel van te maken. En dan heb ik het nog niet eens over de foutgevoeligheid van Excel. Al met al was het geen prettige en effectieve manier van werken.’

Waarom hebben jullie voor Pepperflow gekozen?
‘Voor het verbeteren van onze workflow waren we op zoek naar een digitale applicatie die ons zowel beleidsmatig als financieel zou ontzorgen. Er zijn tal van applicaties die beleidsmatig heel goed zijn, en er zijn ook veel financiële applicaties. Maar wij wilden niet met twee verschillende applicaties werken. Pepperflow is uitmuntend op beleid, en financieel bieden ze een solide basis en een uitstekende koppeling met ons financiële pakket. Met hun software voldoen ze aan al onze wensen en eisen op dat gebied.’

Wat kun je vertellen over de implementatie van Pepperflow?
‘Kijk, de technische implementatie is binnen een paar weken gefikst. Maar dan moet de implementatie in de organisatie nog beginnen. Bij ons duurde het een jaar voordat Pepperflow in de genen van al onze medewerkers zat. Er moeten in totaal zo’n 100 mensen met het programma kunnen werken: financiële mensen, maar ook beleidsmedewerkers. Daar moet je de tijd voor nemen, om ze dat te leren. Natuurlijk hebben we daarbij ook trainingen gehad van Pepperflow. Dat begeleiden ze allemaal heel goed.’

Bijzonder is dat jullie in Pepperflow een dubbele koppeling naar een financieel pakket hebben. Hoe zit dat precies?
‘Klopt! Op 1 januari 2019 zijn we overgegaan naar een nieuw financieel pakket. Het oude en het nieuwe pakket hebben we een tijd lang naast elkaar gebruikt, dus Pepperflow heeft voor ons een dubbele koppeling verzorgd. Dat is allemaal vlekkeloos verlopen. Aan de voorkant hebben we niets gemerkt van eventuele technische ingewikkeldheden die dat met zich meebracht. Daar zijn we dan ook heel tevreden over.’

Hoe beoordelen jullie het contact met de mensen van Pepperflow?
‘Ja, dat vind ik echt heel goed. Het contact met Maarten, onze consultant bij Pepperflow, is heel prettig. Ik kan hem bij wijze van spreken zelfs ’s avonds of in het weekend appen als er iets is. Ook de helpdesk reageert heel snel, daar moet ik ze echt een compliment voor geven. Als je iets meldt, wordt er meteen actie ondernomen. En ze geven ook aan hoe lang het duurt, en wat ze achter de schermen doen om je te helpen. Dat is heel fijn, want we werken hier natuurlijk met deadlines. Ik moet een begroting of een rapportage op tijd af hebben. En dan kan ik niet een week wachten op de oplossing van een technisch probleem waardoor mijn tabellen niet goed werken.’

Wat heeft het werken met Pepperflow jullie opgeleverd?
‘Pepperflow geeft ons allereerst inzicht in onze workflow. Vroeger zetten we iets uit en moesten we wachten op wat er terugkwam. Met Pepperflow hebben we veel meer grip gekregen op het proces van het samenstellen van zo’n document. Alles is gekoppeld: als iemand klaar is met zijn of haar stukje, dan gaat het automatisch door naar de volgende. En je kunt die workflow ook heel goed volgen van buitenaf.’

‘Daarnaast vind ik het als controller heel prettig dat de foutgevoeligheid van Pepperflow veel kleiner is dan in Excel. Het gaat toch om 100 miljoen die je beheert. Dat moet zo secuur mogelijk. Met Pepperflow hoef ik me geen zorgen te maken dat er iets misgaat.’

‘En wat ook heel belangrijk is: onze medewerkers zijn veel meer betrokken bij de P&C-cyclus. Ze krijgen heel gericht een mailtje met een updateverzoek voor de bestuursrapportage: wil je de voortgang op jouw beleidsdoelstelling beschrijven? En met één klik gaan ze vanuit het mailtje naar het juiste document in Pepperflow. Ze hoeven niet meer te zoeken op die centrale schijf naar wat nou eigenlijk het juiste document is. Je maakt het gebruikers veel makkelijker om hun bijdrage te leveren. En ze raken veel meer vertrouwd met de hele cyclus van die 5 rapportagemomenten per jaar. Dat maakt onze taak een stuk eenvoudiger.’